Bezpieczna poczta elektroniczna w Diecezji katolickiej Oslo
Dział komunikacji i dział administracyjny Diecezji katolickiej Oslo (OKB) otrzymał w ostatnich kilku dniach pytania od pracowników diecezji na temat tego czy e-maile pracowników są obserwowane lub w jakikolwiek sposób sprawdzane przez pracodawcę. Na pytania na ten temat dla portalu katolsk.no odpowiada szefa działu informatycznego (IT), Mats Tande.
– Mogę wszystkich zapewnić, że e-maile pracowników w OKB są bezpieczne. Nikt nie „wchodzi” na pracownicze skrzynki pocztowe – podkreśla szef działu IT, Mats Tande.
Dementuje
Mats dementuje podejrzenia jakoby e-maile pracowników nie były bezpieczne.
– Rozumiesz zaniepokojenie pracowników?
– Tak, rozumiem to, ale chcę jednocześnie sprecyzować, że nigdy nie miało, i nie będzie miało miejsca podglądanie, czy jakkolwiek by tego nie nazwać, poczty lub innych dokumentów w systemie OKB. Mogę o tym zapewnić ponieważ całkowicie administruję systemem poczty elektronicznej od początku 1996 roku. Wiem też, że mogę to powiedzieć w imieniu moich współpracowników z działu IT.
Proces
Powodem, dla którego niektórzy mają wątpliwości, co do bezpieczeństwa e-maili, był toczący się w zeszłym tygodniu w sądzie proces, w trakcie którego została przedstawiona korespondencja mailowa z jednej ze wspólnych skrzynek pocztowych.
– E-mail, który został przedstawiony w trakcie procesu, nie pochodzi z osobistej skrzynki pocztowej pracownika, lecz ze wspólnej skrzynki informacyjnej diecezji. Jest to niepersonalna skrzynka pocztowa, która jest używana do odpowiadania na różnego rodzaju zapytania od prasy, klas szkolnych, parafii i tym podobnych, do której ma dostęp wiele osób. Skrzynka ta była przez wiele lat obsługiwana przez wiele osób. Dziś również jest obsługiwana przez wiele osób, które pracują w dziale komunikacyjnym, wyjaśnia Mats.
Wyraźne zasady
– Kwestia dostępu pracodawcy do pracowniczych skrzynek pocztowych pojawiała sie wielokrotnie przy okazji wielu spraw w mediach w ostatnich latach?
– Tak, jest to ważna kwestia, i istnieja bardzo wyraźne wytyczne jej dotyczące ustalone przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Jednocześnie jest też tak, że każdy system poczty elektronicznej musi mieć personel z dostępem technicznym do tych skrzynek, ktore sa administrowane. Taki dostęp w OKB ma tylko trzech pracowników działu informatycznego, wraz ze mną. Od momentu kiedy system wszedł do użytku w 1996 roku było wiele przypadków gdzie konieczna była naprawa lub odszukanie czegoś w osobistej skrzynce pocztowej. Dział informatyczny udzielał w tych przypadkach pomocy, ale działo się to na prośbę pracownika i za jego wcześniejszą zgodą.
Nieprawda
– Czyli nie ma powodu do zmartwień?
– Zgadza się, nie ma powodu do zmartwień. Zdaję sobie sprawę, że będą pojawiały się niepokoje związane z tym, że ktoś z nas zagląda do pracowniczych skrzynek pocztowych. Jest to dla nas ważne żeby wyjaśnić, że jest to całkowitą nieprawdą. Nigdy nie zrobilibyśmy czegoś takiego. Istnieją wyraźne postanowienia prawne mówiące o tym w jakich szczególnych przypadkach pracodawca może sprawdzić pocztę pracownika. OKB także posiada rutyny dla takich szczególnych sytuacji, znajdują się one w podręczniku bezpieczeństwa i higieny pracy. Na dzień dzisiejszy nie mielismy zgłoszeń takich sytuacji.
Przeczytaj wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych